Hoe organiseer ik een toernooi?

Plan een datum

Zorg dat je ruim van te voren een datum plant wanneer het sport evenement moet plaatsvinden. Doe dit in overleg met school. Wanneer deze datum bekend is, kun je mensen gaan benaderen om mee te spelen of te helpen tijdens de wedstrijd.

Wie heb je nodig?

Scheidsrechters: vraag hiervoor mensen die de sport al spelen of in ieder geval goed kennen. Dat kunnen medescholieren zijn, ouders of bijvoorbeeld gymnastiek docenten. Misschien kun je ook naar een sportvereniging in de buurt gaan om te vragen of daar mensen zijn die wel als scheidsrechter willen optreden.
Omroeper: Op de dag zelf is er iemand nodig die met een microfoon alle mededelingen doet. Deze persoon zorgt er voor dat er aan de tijdsplanning gehouden wordt en dat de juiste spelers/teams op de juiste plek staan. Ook kan deze persoon berichten doorgeven aan het publiek.
E.H.B.O.: Zorg dat er iemand aanwezig is die E.H.B.O kan uitvoeren. Wanneer je met veel spelers te maken hebt en/of veel publiek is 1 persoon wellicht niet voldoende.
Scores en speelschema’s: Zorg dat iemand de scores bijhoud en alle speelschema’s ter inzage heeft. Hier moet men altijd terecht kunnen als iets niet duidelijk is.
Prijzen-uitreiken: Het is wel leuk als een aansprekend iemand de prijzen uitreikt. Misschien wel een bekende sporter? Denk anders aan de voorzitter van de desbetreffende sportvereniging, de directeur van de school, de manager van de supermarkt die sponsort, etc.
Vliegende keep: Het is handig als er iemand is die wel van alles op de hoogte is, maar geen vaste functie heeft. Deze persoon kan dan heen en weer lopen om dingen te regelen of anderen te helpen.

Spelers en teams

Kondig de datum ruim van te voren aan. Begin ook ruim van te voren met de mogelijkheid tot inschrijven.
Soms werkt het aanstekelijk om de inschrijvingen die er al zijn inzichtelijk te maken, door bijvoorbeeld een lijst op te hangen op een goed zichtbare plek. Dit stimuleert anderen om ook mee te doen.
Mogen alleen leerlingen meedoen? Misschien is het leuk om ook een docententeam te hebben!

Catering

Misschien wordt er voor de spelers niets georganiseerd qua lunch en drankjes. Maar denk in dat geval wel aan de scheidsrechters, docenten en EHBO-ers. Zeker als die van buiten de school komen is het goed van te voren te bedenken of er voor hen wél iets geregeld moet worden.
Bij warm weer is het belangrijk dat er voldoende drinken aanwezig is.
Als er catering is, denk dan aan praktische dingen als: zijn er koelvoorzieningen en stopcontacten nodig? Zijn er tafels nodig om zaken op klaar te maken of op te presenteren? Wie brengt het eten en drankjes rond? Wie haalt het afval op?

Instructie voor alle vrijwilligers en spelers

Iedereen die op de dag help of als sporter meedoet, moet weten wat er wanneer en waar gaat gebeuren. Zorg dat iedereen een uitnodiging heeft met daarop duidelijk waar ze verwacht worden op welke datum en tijd.
Ook eventuele kleidingvoorschriften moeten van te voren duidelijk zijn; zijn alle sportschoenen toegestaan? Hebben spelers bescherming zoals een bitje nodig? Als er met verschillende teams gewerkt gaat worden, moeten de teams misschien een bepaalde kleur shirt aan?
Laat weten of er voor drankjes en lunch gezorgd wordt of dat ieder dat voor zichzelf moet regelen.
Neem van te voren, bijvoorbeeld op de ochtend voordat alles losbarst of als dit niet kan, een dag eerder, alles door met iedereen die op de een of andere manier meehelpt in de organisatie of begeleiding. te nemen. Het is handig om de vrijwilligers te laten weten wat van hun verwacht wordt. Vooral de scheidsrechters zullen moeten weten welke regels er allemaal gehanteerd zullen worden.

Draaiboek maken

Wanneer je weet hoe veel spelers/teams er zullen deelnemen aan het evenement kan er een draaiboek gemaakt worden. Dit draaiboek bestaat uit 2 onderdelen:

de globale dagindeling: wanneer wordt er gestart, wanneer zijn de pauzes, wanneer is de prijsuitreiking, etc.
het speelschema: welke teams spelen tegen elkaar, waar en hoe laat.

Een voorbeeld van een draaiboek:

08:00 Start opbouw

09.00 Instructie begeleiders en andere vrijwilligers

09.30 Ontvangst deelnemers en bezoekers, uitdelen speelschema’s

10.00 Welkomstwoordje/opening door …

10.15 Gezamenlijke warming up door …

10.30 Start toernooi

10.30-10.50 ronde 1
11.00-11.20 ronde 2
11.30-11.50 ronde 3
12.00-12.20 ronde 4

12.30 Lunch

13.30 Herstart toernooi

13.30-13.50 ronde 5
14.00-14.20 ronde 6
14.30-14.50 ronde 7

15.00 Pauze

15.15 Prijsuitreiking

15.30 Vertrek deelnemers / opruimen en afbouwen

16.00 Borrel begeleiders en organisatoren

Materialen

Tijdens een evenement heb je ook materialen nodig. Voorbeelden hiervan zijn:

Ballen
Gekleurde lintjes of t-shirts om teams te onderscheiden
Muziek/microfoon installatie
Wedstrijdformulieren om per wedstrijd de eindstand op te noteren
Scorebord met tussenstanden
Crew-shirts (ook voor EHBO, scheidsrechters, etc.)
Bewegwijzering om dingen aan te geven als:
- Het parkeerterrein
- Veldnummering
- De toiletten
- De catering
- De EHBO
Prijzen om uit te reiken na afloopWanneer het om een wat groter evenement gaat is het handig om een materialenlijst op te stellen. Hierin staan alle artikelen weergegeven die noodzakelijk zijn voor de opbouw en uitvoering van het evenement, waar de materialen naar toe moeten en waar het vandaan gehaald moet worden (leveranciers, opslagruimte, bij een persoon ophalen, etc.). Per artikel of groep artikelen beschrijf je dan wie hiervoor verantwoordelijk is. Meestal omvat die verantwoordelijkheid zorgen dat het er komt en zorgen dat het na afloop ook weer naar de juiste plek terug gaat. Als dit bij verschillende personen ligt, dan dit ook aangeven op de materialenlijst.